Harmon Memorial Hospital
Jackson County Memorial Hospital Authority
Aviso de Practicas de Privacidad
Fecha Efectivo 4-14-03
Fecha de Revision 11-18-09
Fecha de Revision 8-20-13
Fecha de Revison 10-15-19
Fecha de Revison 9-24-20
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED PUEDE SER UTILIZADO Y DIVULGADA Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVÍSELA CUIDADOSAMENTE.
Jackson County Memorial Hospital Authority y todas sus entidades afiliadas (colectivamente denominados “Hospital”) se compromete a proteger su información médica. Se nos requiere por ley:
- Mantener la privacidad de su información médica;
- Darle un aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su información médica; y
- Cumplir con los términos del aviso actualmente en vigor.
¿Qué es este documento?
Este Aviso de Prácticas de Privacidad describe cómo podemos utilizar y divulgar su información médica. También describe sus derechos de acceso y control de su información médica.
¿Qué cubre este Aviso?
Este Aviso de Prácticas de Privacidad se aplica a toda la información medica utilizada para tomar decisiones sobre su cuidado medico que generamos o mantenemos, incluyendo información sensible como salud mental, enfermedades contagiosas y abuso de droga y alcohol.
Se aplica a su información médica en forma escrita y electrónica. Diferentes prácticas de privacidad pueden aplicarse a su información médica que es creada o mantenida por otras personas o entidades.
¿A quién cubre este Aviso?
Este Aviso de Prácticas de Privacidad será seguido por todos los empleados de JCMH; cualquier profesional médico que le proporciona tratamiento en JCMH; y cualquier miembro de grupo de voluntarios que ofrece servicios en JCMH.
¿Qué va a hacer con mi información médica?
Las siguientes categorías describen las maneras que podemos usar y revelar su información médica sin obtener su autorización previa por escrito. No cada uso o revelación en cada categoría será menciónado.
Si usted está preocupado por un posible uso o divulgación de cualquier parte de su información médica, usted puede solicitar una restricción. Su derecho a solicitar una restricción se describe en la siguiente sección sobre derechos del paciente.
Tratamiento. Usaremos su información médica para proporcionarle servicios y tratamiento médico.
Mantenemos información médica acerca de nuestros pacientes en un registro médico electrónico que nos permite compartir información médica para fines de tratamiento. Esto facilita el acceso a la información médica de otros proveedores de salud que le dan atención médica.
Ejemplo: Puede divulgarse su información médica a doctores, enfermeras, técnicos, estudiantes u otro personal que están involucrados en su cuidado. Podemos divulgar su información médica para las actividades de tratamiento de cualquier otro proveedor de salud.
Ejemplo: Podemos enviarle una copia de su expediente médico a un doctor que la necesita para proporcionarle cuidados de seguimiento.
Pago. Podemos utilizar información médica sobre usted para nuestras actividades de pago. Actividades comunes de pago incluyen, pero no se limitan a:
- Determinación de elegibilidad o cobertura bajo un plan; y
- Actividades de facturación y cobranza.
Ejemplo: Puede divulgarse su información médica a una compañía de seguros para obtener pago por los servicios. Podemos revelar información médica sobre usted a otro proveedor de atención médica o entidad cubierta para sus actividades de pago.
Ejemplo: Podemos enviar su información de cobertura del plan de salud a un laboratorio exterior que necesita la información para facturar las pruebas que le proporcionaron.
Las operaciones. Podemos utilizar su información médica para propósitos administrativos u operacionales. Estos usos son necesarios para ejecutar nuestra práctica clínica/hospital y para asegurarse de que los pacientes reciben atención médica de calidad. Actividades de operación comunes incluyen, pero no se limitan a:
- Realizar evaluación de calidad y actividades de mejoría;
- Revisión de la competencia de los profesionales de salud;
- Arreglos para servicios legales o auditoríos;
- Planificación y desarrollo;
- Gestión de negocios y actividades administrativas; y
- Comunicación con pacientes acerca de nuestros servicios.
Ejemplos: (1) Podemos utilizar su información médica para llevar a cabo auditorías internas para verificar que facturación está llevando a cabo correctamente. (2) Podemos utilizar su información médica para contactarlo para realizar encuestas de satisfacción del paciente o para el seguimiento de los servicios que proporcionamos. Podemos revelar información médica sobre usted a otro proveedor de atención médica o entidad para sus actividades de operación bajo ciertas circunstancias.
Intercambio de información de salud. Nosotros podemos participar en un intercambio de información de salud – Health Information Exchange (HIE). Generalmente, una HIE es una organización en la cual proveedores intercambian información sobre pacientes con el fin de facilitar la atención de la salud, evitar la duplicación de servicios (como pruebas) y para reducir la probabilidad de que se produzca un error médico. Al participar en una HIE, podemos compartir su información médica con otros proveedores que participan en la HIE o participantes de otros intercambios de información de salud. Si usted no desea que su información médica este disponible a través de la HIE, usted debe solicitar una restricción mediante el proceso descrito a continuación.
Asociados de negocios. Podemos divulgar su información médica a otras entidades que prestan un servicio a nosotros o a nuestro favor que exige la liberación de información médica del paciente. Sin embargo, sólo hacemos estas divulgaciones si hemos recibido garantía satisfactoria de que la otra entidad debidamente salvaguardará su información médica.
Ejemplo: Podemos contratar otra entidad para proporcionar servicios de facturación o de transcripción.
Alternativas de tratamiento. Podemos usar y divulgar su información médica para decirle sobre otras opciones o recomendarle posibles opciones de tratamiento o alternativas que puedan ser de interés para usted.
Individuos involucrados en su cuidado o el pago de su atención. Podemos divulgar información médica sobre usted a un amigo, familiar o tutor legal quien está involucrado en su cuidado médico. Podemos decirle a su familia o amigos su condición médica y que está en el hospital. Además, podemos divulgar información médica sobre usted a una entidad de asistencia en un esfuerzo de alivio de desastre para que su familia pueda ser notificada sobre su condición, estado y ubicación.
Recordatorios de la cita. Podemos usar y divulgar su información médica para contactarle y recordarle que usted tiene una cita para tratamiento médico o servicios.
Servicios y beneficios relacionados con la salud. Podemos usar y divulgar su información médica para informarle sobre beneficios relacionados con la salud o servicios que puedan ser de interés para usted.
Directorio. Podemos incluir cierta información sobre usted en nuestro directorio mientras que usted es un paciente en JCMH. Esta información puede incluir su nombre, ubicación en JCMH, su condición general y su afiliación religiosa. La información del directorio, excepto su afiliación religiosa, también puede ser divulgada a las personas que preguntan por usted por su su nombre. Su afiliación religiosa puede ser dada a un miembro del clero, como un ministro, sacerdote o rabino, incluso si no preguntan por usted por su nombre. Esto es para que su familia, amigos y el clero puedan visitarlo en el hospital y generalmente saber cómo está. Si no quiere estar en nuestro directorio, usted necesita notificar al personal de registro de JCMH. Se hará una anotación en su hoja indicando restricciones en el directorio y se le pedirá firmar esto para verificar sus deseos.
Investigación. Podemos utilizar y divulgar información médica sobre usted a los investigadores. En la mayoría de los casos, deberá firmar un formulario separado específicamente autorizándonos a usar o revelar su información médica para la investigación. Sin embargo, existen algunas excepciones. Puede divulgarse su información médica sin su autorización para la investigación si el requisito de autorización no aplica o es alterado por un comité especial que se encarga de garantizar que la divulgación no será un gran riesgo para su privacidad o que se están tomando medidas para proteger su información médica. También puede divulgarse su información médica a los investigadores para preparar una investigación, siempre y cuando se cumplan ciertas condiciones. Información médica acerca de personas que han muerto se puede dar sin autorización cuando se presentan ciertas circunstancias. Información médica limitada puede ser divulgada a un investigador que ha firmado un acuerdo donde promete proteger la información recivida.
Donación de órganos y tejidos. Si usted es un donante de órganos, podemos divulgar información médica a organizaciones que manejan la adquisición de órganos u órgano, transplante de ojos o tejidos o a un banco de donación de órganos, según sea necesario para facilitar el trasplante y donación de órganos o tejidos.
Recaudación de fondos. Podemos utilizar información médica sobre usted para contactarle en el futuro para recaudar dinero para JCMH. Podemos divulgar información médica a una Fundación relacionada a JCMH para que la Fundación pueda contactarlo para recaudar dinero en nuestro nombre. Sólo divulgaremos información de contacto, como su nombre, dirección y número de teléfono y las fechas que usted recibió tratamiento o servicios en JCMH, el departamento en el cual usted recibió servicios, su médico tratante y su estatus de seguro de salud para fines de recaudación de fondos. Cada solicitud incluirá información sobre como hacer para no recibir más comunicaciones de recaudación de fondos de JCMH. Usted también puede notificar al Oficial de Privacidad al 1200 Pecan Street o correo electrónico ComplianceHotline@jcmh.com para optar no recibir más comunicación de recaudación de fondos.
¿Puede alguna vez usar y revelar mi información médica sin mi autorización? Sí. Las siguientes categorías describen las maneras en que estemos obligados a usar y divulgar su información médica sin su consentimiento. No cada uso o revelación en una categoría será incluido.
Requerido por ley. Podemos divulgar su información médica cuando sea requerido por ley federal, estatal o local.
Ejemplos: (1) Podemos divulgar su información médica para la compensación de trabajadores o programas similares. (2) Estamos obligados por ley a informar casos de sospechas de abuso y negligencia. Estos informes pueden incluir su información médica.
La seguridad pública. Podemos utilizar y divulgar información médica sobre usted cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave a su salud y seguridad o la salud y seguridad del público u otra persona. Cualquier divulgación sería solamente a alguien capaz de ayudar a prevenir la amenaza.
La salud pública. Puede que divulguemos información médica sobre usted para actividades de salud pública destinadas a:
- Prevenir o controlar enfermedades, lesiones o incapacidades;
- Informe de nacimientos y muertes;
- Informe de abuso, negligencia o violencia como requerido por la ley;
- Informe de reacciones a medicamentos o problemas con productos;
- Notificar a las personas de productos que usan que han sido retirados; o
- Notificar a una persona que puede haber estado expuesta a una enfermedad o puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición.
Administracion de Comida y Drogas – Food and Drug Administration (FDA). Podemos revelar a la FDA y a fabricantes la información de salud en relación a eventos adversos sobre alimentos, suplementos, productos y defectos en productos, o información de vigilancia posterior a la comercialización para retirar productos del mercado, para hacer reparaciones o sustituciones.
Actividades de supervisión de salud. Podemos divulgar información médica a una agencia de supervisión de salud para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y licencias.
Demandas y disputas. Si usted está implicado en una demanda o una disputa, podemos divulgar información médica sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa. En circunstancias limitadas, podemos divulgar información médica sobre usted en respuesta a un pedido de citación o descubrimiento.
Aplicación de la ley. Podemos divulgar información médica si es pedida por un oficial de la ley:
- En respuesta a una orden judicial, citación u otro proceso similar;
- Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material, o persona desaparecida;
- Respecto a la víctima de un crimen si, bajo ciertas circunstancias limitadas, somos incapaces de obtener un acuerdo de la persona;
- Sobre una muerte que creemos puede ser el resultado de conducta criminal;
- Sobre conducta criminal en el hospital; y
- En circunstancias de emergencia para reportar un crimen; la ubicación del crimen o víctimas; o la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el crimen.
Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias. Podemos divulgar información médica a un médico forense o examinador médico.
Actividades de inteligencia y seguridad nacional. Podemos divulgar información médica sobre usted a funcionarios federales autorizados para inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley.
Servicios de protección para el Presidente y otros. Podemos divulgar información médica sobre usted a funcionarios federales autorizados para que puedan proporcionar protección al Presidente, otras personas autorizadas o jefes de estado extranjeros o conducir investigaciones especiales.
Militares/veteranos. Podemos divulgar su información médica según lo requerido por las autoridades de comando militar, si usted es un miembro de las fuerzas armadas.
Los reclusos. Si usted es un recluso de una institución correccional o bajo la custodia de la policía oficial o agencia, podemos divulgar su información médica a la institución correccional u oficial de la ley o agencia.
¿Qué pasa si se necesita usar y/o revelar mi información médica para un propósito no describido en este aviso?
Debemos obtener una autorización de usted específica y separada para usar o revelar su información médica para cualquier propósito no cubierto por este aviso o las leyes que se aplican a nosotros.
Si usted nos proporciona con autorización para usar o divulgar su información médica, usted puede revocar la autorización, por escrito, en cualquier momento. Si revoca su autorización, no usaremos o daremos su información médica por las razones cubiertas por su autorización. Sin embargo, su revocación no se aplicará a las revelaciones ya hechas por nosotros en dependencia de su autorización.
Su autorización es requerida para los siguientes propósitos:
- Notas de psicoterapia. Debemos obtener su autorización para usar o divulgar notas mantenidas por un profesional de salud mental sobre una sesión de asesoría.
- Venta de información médica. Nosotros debemos obtener su autorización virtualmente en cualquier momento que pretendemos vender su información medica, con pocas excepciones.
- Mercadeo. Nosotros debemos obtener su autorización para comunicarnos con usted acerca de un producto en particular o servicio virtualmente en cualquier momento que nos pagan para hacer la comunicación, con pocas excepciones.
¿Cuáles son mis derechos sobre mi información médica?
Usted tiene los derechos descritos a continuación con respecto a la información médica que mantenemos. Es necesario presentar una solicitud por escrito para ejercer cualquiera de estos derechos. Puede comunicarse con nuestro departamento de Administracion de Información de Salud o con el Oficial de Privacidad para obtener un formulario que puede utilizar para ejercer cualquiera de los derechos a continuación.
Derecho de inspeccionar y copiar. Usted tiene el derecho de inspeccionar y obtener una copia de la información médica utilizada para tomar decisiones sobre su cuidado. Le proveeremos acceso a su información médica en la forma o formato solicitado si está disponible en tal formato. Podemos cobrar lo que está permitido por las leyes estatales para obtener copias de su información médica, ya sea en el formato de papel, digital o películas de radiología. Podemos negarle su petición para inspeccionar o copiar su información médica en determinadas circunstancias. Si se le niega acceso, usted puede solicitar que se revise la negación. Escogeremos un profesional médico con licencia para que revise su solicitud y la denegación. La persona que realice la revisión no será la persona que negó su petición original. Cumpliremos con el resultado de la revisión.
Derecho a enmendar. Si usted cree que la información médica que hemos creado es incorrecta o incompleta, usted puede enviar una solicitud de una enmienda mientras mantenemos la información. Debe proporcionar una razón que apoye su solicitud de enmienda.
Podemos negarle su petición para una enmienda si no es por escrito o no incluye una razón para apoyar la petición. Además, podemos negarle su petición si usted pide que enmendemos información que:
- Nosotros no creamos, a menos que la persona o entidad que generó la información no está disponible para hacer la enmienda;
- No es parte de la información médica que mantenemos;
- No es parte de la información que sería permitido inspeccionar y copiar; o
- Es correcta y completa.
Derecho a una contabilidad de accesos. Usted tiene el derecho de solicitar una “contabilidad de divulgaciones” gratuita cada 12 meses. Esta es una lista de ciertas divulgaciones de su información médica. Hay varias categorías de revelaciones que no estamos obligados a poner en la lista de contabilidad. Por ejemplo, no tenemos que hacer un seguimiento de las divulgaciones que están autorizadas. Su solicitud debe indicar un período de tiempo, que no puede ser más de 6 años y no puede incluir fechas antes del 14 de abril de 2003.
Si usted solicita más de una contabilidad en un período de 12 meses, podemos cobrarle los costos de proporcionar la lista. Nosotros le notificaremos de los costos involucrados y usted puede optar por retirar o modificar su petición en ese momento antes de que se incurra ningún costo.
Derecho a solicitar restricciones. Usted tiene derecho a solicitar una restricción o limitación sobre la información médica que utilizamos o revelamos sobre usted a menos que el uso y/o divulgación es requerido por la ley. Usted también tiene el derecho de solicitar un límite sobre la información médica que revelamos sobre usted a alguien que esté involucrado en su cuidado o el pago de su atención, como un familiar o amigo. Usted puede solicitar una restricción si usted no quiere revelar su información médica a una HIE.
No estamos obligados a aceptar su petición a menos que usted está solicitando una restricción en la divulgación de información a su plan de salud y usted paga de su bolsillo el tratamiento médico. Si estamos de acuerdo una restricción, cumpliremos con su petición a menos que la información sea necesaria para brindarle tratamiento de emergencia.
En su petición, usted debe indicar:
- El tipo de restricción que quiera y la información que quiera restringir; y
- A quién quiere restringir, por ejemplo, su cónyuge.
Derecho a pedir comunicaciones confidenciales. Usted tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted acerca de asuntos médicos de cierta manera o en cierto lugar. Por ejemplo, usted puede solicitar que sólo le llamemos all trabajo o nos comuniquemos con usted por correo.
Cumpliremos todas las peticiones razonables. Su petición debe especificar cómo o dónde desea ser contactado.
Derecho a una copia impresa de esta notificación. Usted tiene derecho a una copia de esta notificación/aviso. Copias de este aviso estarán siempre disponibles en nuestros Departamentos de Admisiones/ Registro.
¿Puede cambiar este aviso?
Reservamos el derecho de cambiar este aviso. Nos reservamos el derecho de hacer el aviso revisado o cambiado eficaz para la información médica que ya tengamos sobre usted, así como cualquier información que recibamos en el futuro. Copia del aviso actual se publicará en JCMH y estará disponible para que usted lo pueda obtener en cada visita a JCMH.
¿Qué pasa si mi información médica es usada por o divulgada a una persona o entidad que no debe tener acceso a ella?
Estamos obligados a notificarle de cualquier adquisición, acceso, uso o divulgación de su información médica que es inconsistente con la ley federal de protección de información médica (conocida como HIPAA).
¿Qué pasa si tengo preguntas o necesito informarles de un problema?
Si usted cree que sus derechos de privacidad han sido violados, puede presentar una queja con nosotros o con la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para presentar una queja con nosotros, o si desea más información sobre nuestras prácticas de privacidad, comuníquese con nuestro Oficial de Privacidad al 580-379-5522 o por correo electrónico a ComplianceHotline@jcmh.com. La dirección de el Oficial de Privacidad es: Jackson County Memorial Hospital P.O. Box 8190 Altus, OK 73522 Attn: Privacy Officer. Para presentar una queja con la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos, usted debe presentar la queja dentro de 180 días de cuando usted sabía o debía haber sabido de las circunstancias que condujeron a la queja. La queja debe presentarse por escrito. Para información sobre cómo presentar una queja, puede informarse en el sitio web de la Oficina de Derechos Civiles: http://www.hhs.gov/ocr/privacy/index.html o nuestro Oficial de Privacidad puede proporcionarle información de contacto actual. A usted no se le penalizará por presentar una queja.